El rol y la importancia del secretario de un consejo de administración

Por María Altuve, Directora de Ventas de Diligent Corporation

El Consejo de Administración es un órgano muy importante dentro de una empresa, ellos son los encargados de tomar decisiones al interior de la misma, también tienen las facultades para decidir el rumbo de la empresa, aprobar los presupuestos, plantear metas estratégicas, etc. Ellos son ratificados o nombrados por la junta general de accionistas para distribuirse cargos  como el de presidente, vicepresidente, consejero delegado y sobre todo el de secretario, pudiendo ser un miembro del propio consejo o un tercero.

Es importante conocer que es fundamental que cada empresa, tanto del sector público como privado, integren su consejo de administración por personal interno y externo y que reúnan las características específicas para lograr que su empresa triunfar.

En muchas ocasiones, los puestos principales son a los que más les damos atención, sin embargo el papel del secretario juega un rol muy importante. Como tal el secretario no significa una posición inferior al resto, en muchos casos este puede ser ocupado por presidentes o vicepresidentes anteriores.

Entre sus múltiples funciones existen algunas que son primordiales que lleven a cabo de manera correcta. En primera instancia deberá ser él quien notifique de manera adecuada cada reunión, agregando que deberá distribuir las agendas y actas de reuniones, mismas que deberá redactar y firmar. 

El secretario es el responsable de programar las reuniones de la junta y debe garantizar que se realicen el número adecuado de reuniones por año, de acuerdo con los estatutos de la organización.

Las actas de las reuniones son documentos importantes, son un oficio organizativo y proporcionan una cronología de información clave y es vital no sólo para las empresas , sino también en el ámbito legal. Por ello es que el secretario se encargaría de grabar las reuniones por si en algún caso puede ser utilizada ante organismos que cuestionen ciertas acciones que se desarrollaron durante una junta administrativa.

“La importancia del secretario es vital para tener un consejo organizado y eficiente.  Gracias a él las reuniones son más productivas;  el capital humano, de la mano con una herramienta tan segura como Diligent, es lo que logra maximizar el trabajo y desempeño de todo el consejo.” Puntualiza Maria Altuve, Directora regional de Diligent Corporation en Latinoamerica. 

A final de año, será el encargado de preparar un informe anual de actividades de la organización con la finalidad de poder informar todo lo realizado en la Asamblea General Anual de cada empresa. 
Como se puede observar, el secretario tiene bajo su mando responsabilidades que son de injerencia dentro del Consejo de Administración, por ello es que diversas soluciones digitales pueden optimizar esta comunicación, sobre todo, con la finalidad de mantener el control de las minutas, tener el material actualizado, organizar la información y reducir la carga laboral del puesto.