“Smart Anticipation”, modelo creado por BlackBird: eventos en la nueva realidad

BlackBird, agencia de Experience Marketing, creó el modelo “Smart Anticipation”, como una manera de anticiparse para resolver las dificultades que tienen actualmente las Marcas  y las Agencias de Comunicación para continuar con sus estrategias de Marketing y de Eventos en esta nueva realidad que nos hace sentir inseguros y en riesgo constante.

 

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 “Bajo este modelo que llamamos Smart Anticipation, que creamos y desarrollamos desde un inicio como agencia de experiencias, realizamos este Manual para la Operación de Eventos en la nueva realidad, apegándonos a los lineamientos de la OMS, de la Secretaría de Salud y del gobierno de la CDMX, de la mano con los estándares internacionales siendo nuestra principal prioridad la seguridad de nuestros clientes y sus consumidores y ahora lo compartimos para que continúen con sus actividades de Marketing Directo y de Eventos”.

Irma Gutiérrez Zapata, CEO de BlackBird

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BlackBird comparte con las Marcas y Agencias algunos de estos pasos que se deben seguir para la nueva normalidad:

• Priorizar los venues al aire libre sobre los espacios cerrados, cuidar la ventilación y siempre mantener corrientes de aire.
• Uso de tapabocas indispensable para staff y asistentes.
• Tapetes desinfectantes.
• Arcos o cabinas de acceso desinfectantes.
• Estaciones con dispensadores de gel.
• Sanitización previo y post evento.
• Señalética con reglamento post COVID 19 (Uso de tapabocas indispensable, lavado de manos constante, no tener más de 37.5*C de temperatura corporal, estornudar o toser sobre un pañuelo o cubrirse con el antebrazo).
• Señalización de sana distancia, en piso y sillas.
• Toma de temperatura con arcos o con termómetro infrarrojo.
• Estaciones con lavamanos en eventos de más de 50 personas.

En el caso de un evento masivo se deberá mantener una concentración no mayor a 100 personas en 200m2, con separaciones para mantener la distancia adecuada y evitar una alta concentración en un mismo punto, por ejemplo, frente a un escenario de un concierto.

El concepto “Smart Anticipation” aplica particularmente para eventos como capacitaciones, lanzamientos, presentaciones especiales, festivales y conferencias; ya que se consideran acciones que ayudarán a minimizar el riesgo.

Las acciones clave son:

• Pre-registro en línea, con cuestionarios descartando síntomas.
• Registros contactless o bien con códigos QR.
• Entrega de kit de seguridad obligatorio en acceso que incluye: tapabocas, gel antibacterial,   pañuelos desechables y careta de acrílico.
• Divisiones entre personas que ayuden a delimitar el espacio.
• Asientos con lugar pre-asignado
• No se debe contar con buffets, ni coffee-breaks de autoservicio, sino entregados de forma individual a cada participante o invitado.
• Termómetros superiores con toma de temperatura constante con cámaras térmicas.
• Traducción simultánea hacia sus equipos celulares, via streaming desde un link. (Se les proporcionarán audífonos desechables como los de las aerolíneas).

Para activaciones y samplings se tratará de tener el menor contacto humano posible a través de happenings y muestreos con drones; sampleo de productos cerrados; activaciones autoejecutables con el uso de tecnología como sensores, biometría, realidad aumentada, códigos QR, NFC, RFID.

Mientras prosiga el semáforo naranja se continuará con eventos virtuales y experiencias en casa con entrega de kits:

• Capacitaciones virtuales con biométricos para asegurarse que la información  fue recibida por la persona indicada.
• Encuestas / mini examen post live-events con beneficios para corroborar que el mensaje fue recibido correctamente.
• Eventos híbridos, streaming en vivo de expositores con poco público o público virtual.

Entre los clientes y marcas que ya han experimentado el concepto de Smart Anticipation se encuentran Alpura, eBay, Grupo GICSA, Huggies, Lenovo y Metlife, entre otras.

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“Aunque ahora la situación parezca frágil o difícil para los eventos y activaciones, si logramos acoplarnos a los cambios entendiendo las necesidades de las Marcas y la protección de los asistentes, podremos seguir avanzando y creciendo como industria”

Irma Gutiérrez Zapata, CEO de BlackBird