Hasta hace algunos años, era difícil encontrar softwares que se adapten al trabajo de una asesoría. Si bien existían algunos generales, apenas iban más allá de un simple programa de ofimática.
Internet y el avance de las tecnologías a su alrededor han abierto las puertas a una infinidad de nuevas posibilidades. La colaboración y la automatización fueron las dos puntas de lanza y donde más se ha apuntado con el desarrollo de software.
Estando en el año 2022, no hay motivos para no hacer uso de estos softwares que están al alcance de la mano. Pueden suponer una mejora sustancial tanto en la gestión interna, como en las relaciones con los clientes.
Llevar una asesoría adelante implica una gran cantidad de tareas que pueden realizarse de forma automática o más productiva gracias a estos programas.
A continuación haremos una pequeña selección a forma de guía con los mejores programas para asesoríasque se encuentran en el mercado y pueden ser de gran ayuda para tu asesoría.
Software para ayudarte con la gestión de tu asesoría
Programas de contabilidad
Uno de los aspectos que más interesa poder simplificar es la contabilidad. Los números, las cuentas, las facturas, los impuestos y todo lo relacionado con las finanzas necesitan de conocimientos y una implicación de la que no siempre se dispone.
Por esto, a menudo, las empresas deciden delegar la contabilidad en personas externas a la empresa. Esto, sin embargo, no significa que no vayan a cometerse errores y, además, genera un gasto que a veces no se puede permitir.
Existe una manera de llevar la contabilidad al día, de manera ordenada y sin demasiadas complicaciones ni requerimientos: utilizando un software de contabilidad.
Estos programas se encargan de generar y contabilizar todas las facturas, ya sean emitidas o recibidas. Además, contabilizan los gastos, gestionan los ingresos y generan asientos de forma automática.
Si, además, te decantas por un software de contabilidad que dispone de conciliación bancaria automática, el programa se encargará de hacer extractos y recabar información sin necesidad de intervención humana.
El uso de un programa de contabilidad ayudará a simplificar la gestión diaria de facturas y a ahorrar tiempo en gestiones que puedes dedicar a otras actividades más importantes.
Gestor de clientes
Estos programas son también conocidos como CRM que significa gestor de relación con clientes según sus siglas en inglés.
A menudo se piensa que estos programas son una mera base de datos de clientes, pero son mucho más. Si bien, en el fondo, se trata de una manera de almacenar datos sobre los clientes, si se usan correctamente pueden ser clave para la gestión de nuestra asesoría.
Por un lado, unifica toda la información en un solo lugar. Independientemente de cómo el cliente haya llegado a nosotros, encontraremos su información de manera sencilla y siempre disponible.
Además, el tener la ficha del cliente desde el primer momento, nos permite una respuesta más ágil frente a sus dudas o problemas. Mejorando, así, la atención al cliente.
Una mejor atención al cliente se traduce en una mayor fidelización de estos, generando una relación más afianzada que hará que el cliente no dude en repetir con nosotros.
Por último, estos programas generan informes que nos permiten tener una visión global del perfíl de nuestros clientes: sus gustos, características, costumbres, etc. Esto puede ser utilizado como base para nuestras futuras campañas de marketing.
Ya sea para atraer nuevos perfiles o afianzar a los que ya nos conocen, un CRM nos ayudará a llegar al público indicado sin descuidar al actual.
Programas de recursos humanos
Aunque parezca que los recursos humanos son un departamento secundario, son uno de los pilares para la organización de una asesoría. Tener al personal adecuado y bien gestionado es clave para el buen funcionamiento de cualquier actividad.
No obstante, a menudo a los recursos humanos no se les da la importancia ni el material suficiente para trabajar.
Implementar un programa que ayude a gestionar y mantener organizado los recursos humanos y todo lo relacionado con el personal puede ayudarnos a ahorrarnos gestiones que podrían realizarse fácilmente de forma automática.
Dependiendo del programa elegido, podremos disponer de más o menos opciones. Sin embargo, un buen programa de RRHH; debería tener, al menos, las siguientes funcionalidades:
En muchos de estos programas, además, la información es introducida directamente por el personal. De manera que quien se encargue de este departamento, simplemente debe coordinar la información, sin necesidad de ir consultando o contactando a cada trabajador.
Toda la información ya estará disponible en el programa tanto para el encargado, como para los propios trabajadores. Agilizando, de esta manera, todos los procesos de recursos humanos.
Utilizar un software de gestión de recursos humanos es otra gran manera de ahorrar tiempo en tareas diarias.
Programas de comunicación
Una buena comunicación es de los factores más importantes para el buen funcionamiento de toda actividad, y las asesorías no son menos. Sin embargo, sabemos que no siempre es sencillo tener una comunicación fluida entre todos los miembros.
La falta de coordinación, los diferentes horarios o la dificultad en encontrar disponibles a algunos compañeros son solo algunos de los motivos que pueden causar una comunicación interna poco óptima.
Sin embargo, esto puede solucionarse haciendo uso de programas que permitan facilitar y poder estar en contacto continuo con nuestros colegas.
Estas herramientas de comunicación pueden instalarse en distintos dispositivos, de forma que si nos encontramos delante del ordenador o viajando en taxi con el móvil, podremos estar en contacto con los demás.
Además, ofrecen distintas posibilidades como llamadas, videollamadas o chats grupales, para poder discutir o contactar con varias personas a la vez.
Las funcionalidades de estos programas han hecho que ya no sea necesaria la presencialidad ni para reuniones ni para otras actividades en general.
Si disponemos de buena comunicación y un medio que nos permita estar en contacto, podemos estar en cualquier parte del mundo y aún así poder llevar adelante nuestra asesoría.
Programa de almacenamiento en la nube
Seguramente ya hemos oído hablar de la nube. Hoy en día la encontramos en, básicamente, todos los dispositivos. Además, la mayoría de los programas, incluídos los mencionados anteriormente, funcionan ya directamente en la nube.
Sin embargo, no siempre se sabe de qué se habla cuando se refiere a la nube. Se trata de una red de servidores que están conectados a internet y que nos permiten subir todo tipo de documentos, como si fuese un disco duro.
No obstante, al ser a través de internet, este disco duro no tiene límite de espacio ni es necesario llevarlo encima para poder acceder a su contenido.
Esta tecnología ha revolucionado la gestión de las asesorías. Todos sabemos que tener una asesoría implica una gran cantidad de documentos y archivos almacenados, que son importantes pero, a la vez, ocupan mucho espacio.
Si disponemos de un programa que nos permite sincronizar y subir de manera automática estos archivos a la nube estaremos asegurándonos:
En definitiva, tener una herramienta que os permita subir nuestros archivos y documentos a la nube es la mejor manera de gestionarlos y disponer de las tecnologías existentes.
Software de firma digital
De la mano con el punto anterior, hemos visto como los documentos digitales son mucho más fáciles de almacenar y compartir que los documentos en papel.
Sin embargo, en lo que respecta a los documentos firmados, el papel sigue siendo la opción más sencilla. O al menos así lo era hasta la creación de herramientas digitales para firmar documentos.
Ante la necesidad de tener que disponer de documentos firmados, incluso aquellos 100% digitales, se han desarrollado herramientas para poder solucionar esta problemática y firmar documentos de manera fácil y segura.
Gracias a estos software, ya no es más necesario imprimir, firmar y volver a escanear un archivo.
Una vez recibido y revisado el archivo, tendremos un enlace donde podremos adjuntar nuestra firma con la misma validez que si fuese hecha con un bolígrafo.
Además, con cada firma, se genera un registro indicando quién, en qué lugar y cuándo se realizó determinada firma. Teniendo siempre disponibles estos metadatos para su consulta.
Varios programas, además, nos permiten la secuencialización de las firmas. Es decir en casos donde varias personas deban firmar, el documento se enviará en orden y no se podrá continuar hasta que la firma de los miembros precedentes esté realizada.
Además, de implementar la firma de documentos electrónicos, estos programas nos permiten hacer un seguimiento exhaustivo de cada firma y disponer de más elementos que en las firmas físicas convencionales.
