Cómo automatizar la administración de tu empresa con tecnología

Dentro de la gestión empresarial existen procesos que se realizan de forma tradicional, mediante tareas manuales, tales como el registro contable, gestión de productos, seguimiento a cuentas, facturación y nómina. Sin embargo, la utilización de programas informáticos, como el software de inventario, permite automatizarlos.

En este artículo compartimos algunas estrategias para dar los primeros pasos en la incorporación de tecnología a tus procesos, con el fin de facilitar su gestión:

Identificar los procesos que pueden automatizarse

Existen algunos indicadores que sirven para identificar aquellas tareas que pueden automatizarse para poder reducir el tiempo en el que se realizan, el personal que tiene que encargarse de ellas, evitar errores y eliminar actividades repetitivas. Estos son:

Trabajos de alta predictibilidad
Propensión de errores
Carga de trabajo manual
Tareas que requieren alta inversión de tiempo y personal

Como ejemplo de estos procesos, que prácticamente aplican a cualquier negocio, están algunas gestiones administrativas y la emisión de documentos y comprobantes de compra como facturas; llevar los registros y conciliación contable, procesos de ventas y seguimiento (CRM), gestión de inventario, entre otros.

Revisar las soluciones disponibles en el mercado

Una vez que estén definidas las áreas que son viables de automatización, lo ideal es identificar la oferta de soluciones tecnológicas disponibles en el mercado y el alcance de las mismas para realizar los procedimientos. Algunos softwares disponibles son los siguientes:

Facturación electrónica configurada con los requisitos de la DIAN, con certificado de firma digital y en cuestión de minutos.
Nómina electrónica, según la legislación vigente, para liquidarla en segundos, mediante preconfiguraciones.
Contabilidad mediante un software contable en la nube que permite realizar registros automatizados que pueden ser gestionados desde cualquier lugar.
Ecommerce para la automatización de publicaciones y gestionar diversos canales de venta por internet.
Gestión de inventarios para comprar solo las materias primas y mercancías necesarias. Además de poder manejarlas desde cualquier lugar.
Compras y gastos al poder registrar los egresos de manera sencilla y práctica para mantener actualizados los libros correspondientes.
Gestión de cobranza, mediante recordatorios, seguimiento y la posibilidad de recibir pagos en línea, para lograr mayor efectividad.
Cotizaciones que pueden personalizarse, pero también ser enviadas por mail y dar seguimiento a comentarios y convertirlas en factura al concretarse la venta.
Sistema Pos que permite simplificar los procesos de venta: realizar cobros electrónicos y con tarjeta, emitir facturas electrónicas, según lo establecido por la DIAN y organizar el inventario de forma automática.
Centros de costos para monitorear la rentabilidad de cada área del negocio, de manera puntual y precisa, gracias a los reportes y balances.
Monitoreo de movimientos bancarios para llevar un mejor control del dinero, independientemente del banco donde se encuentre.

Elegir la tecnología que contribuya a los procesos

Debes considerar que dentro de cada solución disponible en el mercado de software, existen diversos planes que se ajustan al tamaño de cada empresa, número de empleados, cantidad de facturas requeridas, número de usuarios, entre otros factores que es importante considerar a la hora de elegir el más adecuado.

Generalmente, las empresas dedicadas a la venta de software ofrecen asesoría para elegir los paquetes más recomendables para cada negocio, con el objetivo de que el precio a pagar sea redituable con base en la aplicación que tendrá.

Realizar evaluaciones después de haberlo implementado

Un punto importante que es necesario considerar es que, una vez que se haya implementado el programa de automatización es necesario evaluar de manera periódica el avance la integración del software a los procesos operativos de la empresa.

Es natural que el proceso de adaptación lleve un tiempo, pero en la medida que se trate de programas intuitivos, será más sencillo que el personal se adapte a su uso. De esta manera será menos el tiempo en que puedan observarse los beneficios por encima de la inversión que conlleva su implementación.

Conclusión

Existen soluciones diseñadas para automatizar y facilitar la gestión empresarial en sus diferentes áreas. Implementar este tipo de tecnología suma competitividad a las compañías. Así que ¡manos a la obra! para modernizar los procesos clave de la compañía.