Control de asistencia: qué ventajas ofrece y qué empresas conviene considerar

Saber a qué hora entra y sale cada empleado parece una tarea bastante sencilla. En una empresa pequeña, incluso puede resolverse con una hoja de cálculo. El problema aparece cuando la plantilla crece, empiezan los turnos, hay personas trabajando desde distintas ubicaciones y alguien tiene que comprobar qué ocurrió con las horas extra de la semana pasada. En ese momento, contar con un buen control de asistencia deja de ser una cuestión puramente administrativa.

No se trata de vigilar al trabajador minuto a minuto. Un sistema bien planteado sirve, sobre todo, para poner orden en algo que suele generar bastante ruido: las horas trabajadas. ¿Quién hizo horas extra? ¿Qué empleado todavía no ha registrado su jornada? ¿Cuántas horas se han acumulado en un determinado equipo? Con los datos reunidos en un solo lugar, responder a estas preguntas deja de depender de correos, mensajes y archivos que alguien actualiza a mano.

El problema no es fichar, sino gestionar bien el tiempo

Hay empresas donde el registro horario funciona perfectamente durante meses y, de repente, aparecen problemas. Un empleado se olvida de fichar. Otro registra una salida incorrecta. Alguien cambia un turno y nadie actualiza el horario. Luego llega el momento de preparar la nómina y comienza la pequeña investigación interna.

Es una situación bastante habitual.

La digitalización del control de asistencia ayuda precisamente a evitar que cada incidencia se convierta en una tarea manual. Los empleados pueden registrar su entrada y salida desde el dispositivo habilitado por la empresa, mientras que los responsables tienen una visión general de lo que está pasando.

Y aquí aparece una diferencia importante frente a los sistemas tradicionales: los datos no tienen que quedarse archivados. Pueden utilizarse para detectar tendencias.

Si un departamento acumula horas extra todas las semanas, quizá el problema no sea que sus empleados trabajen demasiado rápido o demasiado lento. Tal vez falte personal. Si las ausencias se concentran determinados días, merece la pena averiguar por qué. Si una tienda tiene más horas programadas de las que realmente necesita, también hay una señal que revisar.

El software no toma esas decisiones por la empresa, claro. Pero proporciona información que antes estaba dispersa o llegaba demasiado tarde.

Cinco ventajas que se notan en el día a día

La primera ventaja es sencilla: se ahorra tiempo. Recursos Humanos no tiene que recopilar información de distintas fuentes para reconstruir la jornada de cada persona.

La segunda tiene que ver con los errores. Cuantos más datos se introducen manualmente, más posibilidades hay de equivocarse. Automatizar el registro y los cálculos reduce ese problema, especialmente cuando la plantilla es grande.

También mejora la planificación. Cuando el sistema de asistencia está conectado con los turnos, es posible comparar lo que estaba previsto con lo que realmente ocurrió.

Entre las ventajas más prácticas están:

  • Control más preciso de las horas trabajadas y las horas extra.
  • Menos tareas repetitivas para los equipos de Recursos Humanos.
  • Información centralizada sobre ausencias, retrasos y jornadas.
  • Mayor facilidad para preparar informes y revisar incidencias.
  • Mejor coordinación entre horarios planificados y horas reales.
  • Posibilidad de integrar los registros con otras herramientas de RR. HH. y nóminas.

Hay además un beneficio que suele aparecer con el tiempo: la transparencia.

Cuando el empleado puede consultar sus propios registros y comprobar las horas acumuladas, hay menos espacio para discusiones del tipo “yo fiché aquel día” o “esa hora extra no aparece”. No elimina todas las incidencias, evidentemente, pero facilita bastante su resolución.

¿Qué debería ofrecer un buen sistema?

Aquí conviene no dejarse llevar por una lista interminable de funciones. Más botones no significan necesariamente un mejor producto.

Lo importante es que la herramienta encaje con la forma real de trabajar de la empresa.

Por ejemplo, una oficina donde todos tienen el mismo horario probablemente no necesita las mismas prestaciones que una cadena de restaurantes con turnos cambiantes. Una compañía con técnicos que trabajan fuera de sus instalaciones tendrá otras prioridades.

Hay algunas funciones que merece la pena revisar antes de contratar.

Fichaje desde diferentes dispositivos

El sistema debería adaptarse a los empleados y no al revés. Aplicación móvil, ordenador, tablet o dispositivos compartidos pueden ser útiles dependiendo del entorno.

Gestión de turnos y horas extra

Registrar la jornada está bien. Poder relacionarla con los turnos previstos es mucho más interesante. Así resulta más sencillo detectar desviaciones y saber dónde se están generando costes adicionales.

Informes claros

Una plataforma puede acumular miles de registros y seguir siendo poco útil si encontrar la información requiere media hora. Los informes deberían permitir localizar rápidamente las horas extra, ausencias, retrasos y otros datos relevantes.

Integraciones

Este punto suele descubrirse demasiado tarde. Si la empresa ya utiliza una solución para nóminas o gestión de personal, conviene comprobar antes si el nuevo sistema puede integrarse con ella.

Trabajo desde distintas ubicaciones

Para empresas con trabajadores móviles o varias sedes, las funciones relacionadas con ubicación pueden ser importantes. En estos casos también hay que prestar atención a las políticas internas y a las obligaciones de privacidad.

Cinco empresas que ofrecen soluciones de control horario

El mercado está bastante poblado y comparar todas las opciones puede resultar agotador. Estas cinco empresas ofrecen soluciones que merece la pena analizar, aunque no todas están pensadas para exactamente el mismo perfil de negocio.

1. Workforce.com

Workforce.com está especialmente orientada a empresas donde los turnos y la organización diaria tienen bastante peso. Su solución combina registro de asistencia, planificación de horarios y herramientas para gestionar el tiempo de los empleados.

Permite fichar desde dispositivos móviles y ofrece funciones como geolocalización, alertas de horas extra, informes e integración con sistemas de nómina. También resulta interesante para organizaciones con empleados repartidos entre diferentes ubicaciones.

La diferencia está en que no plantea el fichaje como una herramienta aislada. La idea es relacionarlo con la planificación de la plantilla y con lo que ocurre realmente durante la jornada.

2. Factorial

Factorial es una plataforma de gestión de Recursos Humanos que incluye funciones de control horario. Permite registrar entradas y salidas, gestionar ausencias y vacaciones y consultar la información de la jornada desde un mismo entorno.

Una de sus ventajas es precisamente esa integración. Para una pyme que quiere evitar tener una aplicación para cada tarea de RR. HH., puede resultar una opción cómoda.

También ofrece distintos métodos para registrar la jornada, algo que puede marcar la diferencia cuando los empleados no trabajan todos bajo las mismas condiciones.

3. Sesame HR

Sesame HR ha desarrollado una solución bastante completa alrededor de la gestión del tiempo. Además del fichaje, incorpora herramientas para gestionar turnos, vacaciones, ausencias y horas extra.

La plataforma ofrece varias formas de registrar la jornada, incluido el uso del teléfono móvil y códigos QR. Esto puede ser práctico en empresas con equipos que se mueven entre diferentes espacios o que no trabajan siempre delante de un ordenador.

Otro punto a favor es que el sistema está pensado para que los responsables puedan revisar rápidamente las incidencias en lugar de tener que reconstruirlas manualmente.

4. Kenjo

Kenjo combina el control horario con otras funciones de gestión de empleados. La plataforma permite registrar jornadas, organizar turnos, gestionar vacaciones y centralizar diferentes procesos de Recursos Humanos.

Puede encajar especialmente bien en empresas que están intentando reducir el número de herramientas que utilizan a diario. Tener los datos de los empleados, las ausencias y el registro horario en un mismo entorno puede simplificar bastante la administración.

Eso sí, antes de decidirse conviene comprobar qué funciones se necesitan realmente. No todas las empresas van a aprovechar el mismo nivel de automatización.

5. Personio

Personio es otra de las plataformas conocidas en el ámbito de los Recursos Humanos y también incorpora funciones para el registro de jornada.

Los empleados pueden registrar sus horas y los responsables pueden establecer reglas, revisar las jornadas y gestionar cuestiones como las horas extra. Todo queda integrado dentro de un sistema más amplio de gestión de personal.

Su principal atractivo está precisamente ahí: puede resultar interesante para empresas que no buscan solamente un reloj de fichaje, sino una plataforma desde la que gestionar buena parte de los procesos relacionados con los empleados.

No hay que elegir el software más completo, sino el que encaje

Este probablemente sea el consejo más útil para una empresa que está comparando opciones.

Es fácil dejarse convencer por una plataforma que ofrece decenas de funciones. Pero si la mitad no se van a utilizar, esa amplitud puede convertirse en complejidad.

Antes de contratar, conviene pensar en cómo se trabaja actualmente. ¿Hay turnos? ¿Los empleados se desplazan? ¿Cuántas personas hay? ¿Se hacen muchas horas extra? ¿Qué programa utiliza la empresa para las nóminas? ¿Necesita Recursos Humanos informes frecuentes o simplemente un registro fiable?

Las respuestas a esas preguntas suelen decir mucho más que una lista de características.

Un buen sistema de control de asistencia debería conseguir algo bastante concreto: que saber cuánto, cuándo y dónde se trabaja resulte más sencillo para todos. Para la empresa significa disponer de mejores datos y reducir tareas administrativas. Para el empleado, tener un registro claro de su jornada.

Y cuando ambas partes pueden consultar la misma información, muchas de esas pequeñas discusiones que consumen tiempo simplemente dejan de producirse. Ese, más que cualquier función llamativa, es probablemente uno de los beneficios más interesantes de digitalizar el control horario.