Guía de puntos a considerar para el trabajo remoto ante una pandemia

Una firma especializada en monitorear la infraestructura de TI (Paessler), propone algunos tips a considerar ahora que se hará el trabajo virtualmente.

El mundo ahora tuvo que lidiar con una pandemia global que, además de los problemas médicos, también ha obligado a sus empleados a trabajar desde casa o al menos les han ofrecido la oportunidad de hacerlo. Los gobiernos de los países más afectados ya han recomendado que los empleados se trasladen al home office, siempre que sea posible.

---

El director regional de Paessler, David Montoya cuestiona: ¿cómo se crean exactamente los pre-requisitos técnicos para garantizar el trabajo diario, la comunicación necesaria y lograr que el acceso a los datos que se requieren sea posible de forma remota y versátil?

El directivo comparte algunas de las experiencias que tuvieron que hacer en Paessler al establecer su propio plan de home office.

Y aunque en muchas empresas ya se tenía la oportunidad de hacer home office de vez en cuando, dice el directivo, sin haber una crisis, ahora ante una pandemia nos enfrentamos a este desafío.

Cita que primeramente se debe definir un equipo que obtenga una visión general de la situación actual de la empresa para crear la base para todas las acciones posteriores. Los siguientes pasos deberían servir como guía para preparar su infraestructura de TI.

 

Paso 1: Departamentos críticos para el negocio

Considere qué departamentos son los más importantes para el éxito de la empresa. Esto puede variar de una compañía a otra y es realmente difícil de generalizar. En nuestro caso, este es, por ejemplo, el equipo de soporte, pero también el equipo de ventas. Incluso en una situación como esta, debemos garantizar que se asegure un soporte sin problemas para nuestros clientes. Pero también, el equipo de ventas debe poder trabajar sin restricciones. Como con cualquier otra compañía, las operaciones comerciales no pueden ser restringidas o incluso interrumpidas. Priorice los departamentos que deben estar operativos para mantener el negocio principal. Todos estos departamentos necesitan poder trabajar desde casa. Recuerde que también se debe proporcionar soporte interno para sus departamentos.

 

Paso 2: Hardware y Software

Cree una lista de todos los empleados por departamentos que definió en el paso 1 y verifique si estos empleados ya tienen un dispositivo móvil y los accesorios necesarios. Estos incluyen cámaras Web y auriculares, por ejemplo. Determine si puede proporcionar a los empleados que trabajan en una estación de trabajo con un dispositivo móvil (por ejemplo, a través del inventario existente) o si están dispuestos a usar su equipo privado. También tenga en cuenta en esta lista qué software necesitarán sus colegas en el funcionamiento normal y las aplicaciones mínimas que deben estar disponibles para que puedan trabajar desde casa.

 

Un ejemplo: ¿Puede su departamento de contabilidad manejar transferencias bancarias? ¿El departamento de recursos humanos puede instruir los salarios? ¿Se requiere hardware específico como un dongle (adaptador) USB?

 

Paso 3: El acceso remoto

Ahora que ha priorizado los departamentos y definido las aplicaciones necesarias. En este paso, debe pensar en su infraestructura de TI. En circunstancias normales, probablemente solo un cierto porcentaje de empleados accederá a los sistemas de TI desde su hogar o en campo. Pero ¿qué pasa si casi todos los empleados necesitan acceso remoto?

Probablemente tendrá una o más de las siguientes soluciones en uso para hacer esto posible:

Acceso Directo

Acceso Remoto (Terminales)

Acceso remoto a estaciones de trabajo corporativas personales

SSL VPN

Pero no importa cómo acceden sus colegas a la red corporativa desde el exterior, una pregunta viene antes que todas las demás:

 

"¿El ancho de banda de su ISP es suficiente para tal emergencia?"

 

Si ha recibido quejas de empleados en el pasado que el acceso desde el exterior es muy lento o incluso imposible, debe centrarse en este problema antes que nada.

Casi o tan importante como una buena y estable conexión es su licencia. ¿De qué sirve la conexión a Internet perfecta si sus colegas no tienen autorización debido a licencias insuficientes? También tuvimos que darnos cuenta de que la cantidad de licencias disponibles actualmente no sería suficiente para permitir que todos los empleados accedan a nuestra red desde su hogar o en campo Así que también tuvimos que actualizar las licencias para garantizar la mayor cantidad de accesos.

 

Si su proveedor de servicio de Internet proporciona suficiente ancho de banda y las licencias están aseguradas, debe considerar los siguientes puntos adicionales:

¿El firewall (puerta de enlace) está configurado correctamente (accesible desde el exterior) y dimensionado adecuadamente?

¿Están configurados correctamente los switches  (backbone) y switches de distribución?

¿Hay suficientes licencias disponibles? ¿Especialmente con respecto al acceso remoto?

¿Todos los servidores (por ejemplo, Terminal Server, Direct Access Server...) que se requieren en este contexto tienen el tamaño suficiente?

¿Es necesaria la autenticación multifactor (MFA)? Si es así, ¿están todos los empleados registrados para ello?

¿Ciertos empleados necesitan urgentemente una conexión VPN porque no se puede ejecutar o acceder a una aplicación a través de Acceso directo? ¿Por ejemplo softphone o el servidor de archivos?

¿Existe un riesgo general de sobrecarga debido a un mayor acceso (hardware y software)?

 

Paso 4: Ejecución en seco

Si es posible, se debe realizar una prueba antes de que ocurra la emergencia para identificar puntos débiles y poder corregirlos a tiempo. De esta manera, puede determinar si la base para una operación de home office o trabajo remoto de toda la compañía está asegurada. Además, tiene la oportunidad de ajustar la dimensión de su infraestructura de TI a tiempo y puede esperar ese escenario de una manera más relajada.

Sin embargo, esta situación no solo nos ha abrumado a nosotros, sino probablemente a todas las empresas, y ha presentado nuevos desafíos y ha demostrado lo importante que es monitorear la infraestructura de TI. Este artículo puede no ser la guía universal y perfecta, pero tal vez estos consejos e información puedan ayudarlo a mantener su negocio funcionando. ¿Qué ha hecho para garantizar la continuidad del negocio?