Time management y Productividad en el Trabajo
Por Itzel Guillén*
Si navegar la red es parte de tu día a día laboral, estoy segura que, así como yo, también te habrás topado con diferente publicidad referente a programas que prometen ayudarte a administrar mejor tu tiempo y el de tu equipo de trabajo. Pero, ¿por qué la insistencia? ¿A qué nos estamos enfrentando que se ha destapado un nicho de capacitación dentro del manejo del tiempo?
Estadísticas han demostrado que solamente el 60%, o menos, del tiempo invertido en trabajo se utiliza para ser realmente productivo. Ese 40% restante, resulta en millones de dólares en pérdidas para las compañías, además del impacto personal y pérdida de tiempo que jamás podrá ser recuperado. Es por esto que se habla de time management y, más específicamente, su falta de uso.
Por time management entendemos la habilidad de administrar el tiempo de manera efectiva para potencializar nuestra productividad tanto dentro como fuera del trabajo. Aunque se habla más de administración del tiempo dentro del ámbito laboral, la realidad es que su buena implementación y beneficios se pueden aplicar y aprovechar en todo lo que hacemos.
Tener la habilidad de manejar de manera eficiente nuestro tiempo nos permitirá asignar los espacios necesarios a objetivos específicos, para así tener tiempo (algo tan limitado y no renovable) para hacer todo lo que queremos, con la pasión que tenemos.
Una buena manera de entender el time management y su relevancia es la siguiente definición, publicada por Erich C. Dierdorff en Harvard Business Review en enero de 2020:
“Time management consiste en el proceso de toma de decisiones que estructura, protege y ajusta el tiempo de una persona dentro de un entorno cambiante.”
Es por eso que esta habilidad no solo te permitirá estructurar tu día a día de forma eficiente y satisfactoria, sino también te ayudará a desarrollar mayor resiliencia.
Ahora, ¿cómo el uso eficiente del tiempo afecta positivamente nuestra productividad en el trabajo? Productividad es esa relación que se guarda entre el resultado de una actividad y los medios que han sido necesarios para obtener dicha producción. En nuestro tema, los medios son el tiempo y nuestra propia energía mental requerida para trabajar.
Para mejorar o hacer rendir de mejor manera esa relación, aquí te compartimos algunos tips:
● Comienza tu día con tu “Tarea más Importante”: esto significa no iniciarlo checando tu bandeja de entrada, tu chat o redes sociales. Guarda esta energía renovada que tienes al iniciar tu día para enfocarte en aquello más relevante o prioritario. Tu mente, mucho más descansada, será más efectiva en abordar tareas de gran impacto o valor agregado en un menor tiempo
● Trabaja con la técnica “Pomodoro”: esta técnica, con origen en Italia en la década de los ochentas, parte las horas en bloques de 30 minutos, cada uno de los cuales, tendrá 25 minutos de trabajo concentrado y 5 minutos de descanso o break. Es crucial que definas tu objetivo de trabajo para esos 25 minutos, que trabajes sin distracciones y que marques una alarma por ese lapso de tiempo. Tu cerebro, con un objetivo claro y con el impulso a trabajar contra reloj, será mucho más efectivo en la consecución de la tarea.
● Planea tu día de mañana al cierre del día anterior: no esperes al comienzo de tu día para reflexionar en tus prioridades, actividades del día, etc. Este mal hábito de empezar reflexionando en los pendientes, igualmente contribuye a desperdiciar tiempo y energía mental en actividades no prioritarias
Así que antes de comenzar tu próximo día, en vez de simplemente dejarte guiar por lo que tu entorno o ánimo dicten, comienza a reflexionar acerca de cómo haces uso de tu tiempo y energía mental y cerciórate que los us
es en lo verdaderamente importante. ¿Te habías detenido alguna vez a analizarlo?
*Itzel Guillén es Coach Experta en Organización, Productividad y Manejo del Tiempo
