Viajes de negocio: costos ocultos vs gestión inteligente
Los viajes de negocio son mucho más que traslados: abren puertas, sellan alianzas y tienden puentes hacia nuevos mercados. Sin embargo, no todo es avance y expansión. Este tipo de desplazamientos también plantea un dilema inevitable: mientras las empresas demandan resultados concretos, los colaboradores exigen condiciones adecuadas para desempeñar sus funciones.
Cuando no se encuentra un equilibrio entre ambas expectativas, los costos se disparan, emergen fricciones operativas y se diluye el verdadero valor del viaje.
La clave está en transformar cada viaje en un intercambio de valor bien gestionado, donde la empresa favorezca tanto los resultados como el cumplimiento de políticas internas por parte de sus colaboradores. Esto implica un enfoque que no solo busque eficiencia financiera, sino también alineación cultural y operativa.
“El gasto en viajes de negocio crecerá un 58% este año, según datos del sector. Además, las nuevas generaciones están impulsando la demanda de experiencias más personalizadas y flexibles. Por eso, contar con una gestión inteligente es clave: permite tomar mejores decisiones para el negocio, mantener el equilibrio financiero y facilitar la experiencia de viaje para todos los involucrados”, comenta Pablo Rivera, Director Regional de Pay Edenred México.
Autorizar un viaje y definir su objetivo es solo el primer paso. El verdadero error no aparece en la factura final, sino en la falta de control previo. Sin planificación estratégica, los costos tienden a salirse de control. Es común detectar desviaciones presupuestales días o semanas después del viaje, cuando ya es demasiado tarde para corregir.
Por eso, el control efectivo debe comenzar antes de gastar. Implementar políticas claras, establecer presupuestos bien definidos y apoyarse en registros automáticos con validaciones en tiempo real permite a las empresas tomar decisiones más inteligentes y ágiles.
Hoy en día, administrar los gastos de viaje se ha convertido en una ventaja competitiva. Soluciones digitales como Empresarial Fintech Edenred permiten a las organizaciones automatizar y digitalizar todo el proceso de viáticos a través de una plataforma web, aplicación móvil y tarjetas empresariales de aceptación global.
Estas herramientas eliminan los procesos manuales, reducen el uso de efectivo y garantizan una visibilidad total desde la primera transacción. Con funcionalidades como conciliación contable en tiempo real, dispersión de saldo 24/7 y validación automática de facturas, cada viaje inicia con reglas claras, recursos disponibles y trazabilidad completa.
“La gestión de viáticos revela más que un monto gastado. Refleja cómo se toman decisiones, se asignan recursos y se administra el negocio. No basta con registrar los gastos; hay que entender su propósito. Ese es el punto de partida del control que realmente transforma y permite que los equipos se enfoquen en lo que importa”, concluye Rivera.
