A qué poner atención en las reformas en materia de teletrabajo

Expertos en materia laboral y fiscal indican en qué deben fijarse las empresas para cumplir con ella y que los recursos sean deducibles. Debido a la respuesta de las empresas Up Sí Vale prevé tener más de medio millón de tarjetas de Oficina en Casa en el mercado en un par de meses.

Hace un mes que fue publicada la reforma a la Ley Federal del Trabajo en materia de teletrabajo, sin embargo hay aún muchas dudas sobre cómo afectará esto en materia laboral, legal y fiscal a las empresas y cuál es la mejor manera de poder cumplir con ella.

En materia laboral, German de la Garza, Líder Servicios Laborales de la consultora Deloitte, resalta que es importante recordar primero que esta nueva modalidad es una adición a la Ley Federal de Trabajo; en ese sentido, todo lo que se pacte en ella tendrá que ir conforme a lo que la ley federal ya establece; jornadas; horarios máximos; prestaciones, etc. Todo deberá ser de mutuo acuerdo y estar debidamente documentado en un contrato colectivo o individual.

De la Garza declara que la parte de los apoyos a los costos derivados del trabajo será crucial pues serán de los puntos más fáciles de acreditar. “En el momento en que la autoridad comience con las inspecciones solicitarán a las empresas que acrediten la entrega de dichos insumos. Lo que recomendamos es tener documentos muy claros en dónde se acredite la fecha, tipo de insumo o herramienta de trabajo se entrega, ya sea en especie o por cualquier tipo de medio electrónico”.

Ya que la ley no establece un monto fijo, otra de las grandes dudas es cómo conocer la proporcionalidad justa en cuanto al pago de servicios, “Hay empresas que se han apegado al criterio de algún especialista para determinar el consumo de energía eléctrica promedio en un día de trabajo, ese consumo se cuantifica y esa es la cantidad que se paga de manera quincenal”. Afirma de la Garza, por esto es muy importante que esto esté pactado por ambas partes y la cantidad determinada en el contrato.

En materia de impuestos, Alberto Miranda especialista fiscal de Deloitte, resalta que es importante recordar que las herramientas de trabajo no son ingresos extra para el trabajador y por lo tanto, no generan impuestos; por el contrario serán deducibles. El reto se encuentra en el requisito formal que señala que es necesaria una factura a nombre de la compañía, pues lograr tener un comprobante fiscal estrictamente por el pago de la parte proporcional del servicio, es prácticamente imposible.

Aunado a esto, las empresas deben asegurarse de timbrar correctamente estos gastos como “otros pagos que no son ingresos al trabajador” y cuidar que estos no se mezclen con los salarios. Miranda recomienda tener mucho cuidado de no entregar dinero en efectivo o depositar los recursos en la cuenta de nómina de los trabajadores; ya que para efectos laborales, esto se consideraría como salario; no se podría deducir y detonaría una alza en las demás prestaciones.

El especialista refirió que los monederos o electrónicos o tarjetas de vales son opciones factibles para estos depósitos. “Así sería muy claro que es una tarjeta del patrón, con recursos de la empresa, destinados a las herramientas que necesitan los trabajadores, cumpliendo con la ley” declaró. 

Es por ello que muchas empresas están recurriendo a opciones como la tarjeta de Oficina en Casa de Up Sí Vale. Charles Chamouton, director de producto de Up Sí Vale resaltó que incluso antes de la ley, muchas empresas al inicio de la pandemia, se interesaron en otorgar una ayuda a sus empleados para adaptarse al teletrabajo, motivo por el cual surgió su tarjeta digital Oficina en Casa.

“La primer versión Oficina en Casa de Up Sí Vale tuvo gran aceptación, sobre todo porque al ser una tarjeta digital, podría ser activada remotamente sin que los empleados tuvieran que acudir por ella, respetando las normas de sana distancia y activada en tan solo 48 horas a través de la aplicación de Up Sí Vale para que los empleados pudieran hacer uso de los recursos” declara Charles.

Ahora con la entrada en vigor de la ley, Up Sí Vale afirma que muchas empresas se han acercado a ellos para primero conocer más de la ley y segundo saber cómo su producto puede ayudarlos a cumplir con ella. “Nosotros creemos que es una gran alternativa ya que la dispersión de los recursos se puede etiquetar como ese gasto en especial y la factura que Up Sí Vale otorga a las empresas funge como comprobante tangible para el cumplimiento de esta parte de la ley específicamente” afirma Charles.

Chamouton declara que no ven resistencia por parte de las empresas sino más bien interés y ganas de cumplir. “Al cierre de 2020 contábamos con aproximadamente 100 000 tarjetas de Oficina en Casa; pronosticamos que para los próximos dos o tres meses llegaremos a las 500 000, es decir medio millón de tarjetas, que estarán apoyando a las empresas a cumplir con la ley y a los colaboradores a mejorar su calidad de vida y ser más productivos”.

Aunque la ley no contempla un monto promedio, Charles declara que entre las muchísimas variables que influyen,  desde los puestos, número de empleados y tamaño de las empresas; las primeras previsiones apuntan a que las dispersiones irán aproximadamente entre los MN$250 y MN$350 de apoyo por colaborador.