Cinco consejos para planear eventos profesionales

La mayoría de los profesionistas, ya sean emprendedores o parte de una empresa, acuden a convenciones y eventos en diferentes ciudades del país o en cualquier parte del mundo. Y toda persona que ha organizado un evento para su compañía sabe que cada detalle es crucial para que la convención sea un éxito.
 
“Organizar un evento puede ser muy estresante para cualquier empresa”, comenta David Hidalgo, Show Director de ibtm latin america. “Realizar un congreso implica traer invitados de diferentes partes del mundo, hospedar a directivos y clientes de la empresa, además de lograr una reunión memorable”.
 
David Hidalgo sabe de lo que habla, ya que cuenta con más de 20 años de experiencia en la industria de turismo de reuniones y es responsable de convocar a los organizadores profesionales de eventos de toda América Latina en ibtm latin america, que se realizará el 7 y 8 de septiembre en Centro Banamex, Ciudad de México.
 
 1- ASESÓRATE POR LOS EXPERTOS
 
“El primer paso es asesorarte por un planner experto en organización de eventos, desde una boda hasta un congreso internacional”, señala Hidalgo. “Un planner te puede apoyar a conseguir las reservaciones de avión, hotel, renta de coches, diseño de escenografías y asegurarte que cuentes con los mejores ponentes para tu evento”.
 
En México y América Latina existen empresas que se dedican a la realización de eventos, ya sean reuniones para 20 personas o congresos con miles de asistentes que llenan un centro de convenciones y abarrotan los hoteles de una ciudad.
 
“Nunca faltan los improvisados que ofrecen hacer tu evento pero no tienen la experiencia necesaria. Si vas a contratar un planner, pregunta primero por las credenciales de la empresa y habla con un par de clientes que hayan trabajado con él o ella para que te den su punto de vista. Esto te permitirá tomar la mejor decisión”, comparte Hidalgo.
 
2- ESCOGE BIEN LA SEDE
 
¿Playa o ciudad?, ¿Cuernavaca o Cancún?, ¿Madrid o Marruecos? La sede del evento se puede convertir en un problema si no se conoce el destino ni la infraestructura necesaria para atender las necesidades de la convención. Esto se complica cuando se trata de una empresa internacional que busca reunir a ejecutivos y clientes de diversas partes del mundo, por lo que hay que considerar todo tipo de detalles como la logística de vuelo, barreras culturales, de lenguaje e incluso climáticas. 
 
“Realizar un evento en una ciudad que no sea la tuya siempre es una aventura. Es motivador para los participantes viajar a una ciudad que no conocen o que quieren volver a visitar, por lo que uno de los primeros pasos es negociar con los tomadores de decisión dónde quieren realizar el evento. Una vez definido este punto, podrás organizar la logística con tus proveedores para que la reunión sea un éxito”, comenta Hidalgo.
 
3 - ESCOGE BIEN EL ALOJAMIENTO
 
Se recomienda que la sede del evento esté cerca de los hoteles en los cuales se hospeden los viajeros para que se trasladen cómoda y rápidamente. 
 
“Cuando realizas una convención, uno de los principales objetivos es que la gente pueda conocerse y reunirse. Por esto, mezclar integrantes de diversas áreas en un hotel ayuda a que convivan y logren crear lazos duraderos. Incluso si tienes clientes importantes puedes hospedarlos cerca de tus ejecutivos para que tengan oportunidad de negociar, así el alojamiento se convierte en una decisión estratégica”, destaca David Hidalgo.
 
4 - PRODUCE TU EVENTO
 
Uno de los puntos críticos de cualquier reunión es que todo funcione de acuerdo al plan, por lo que la coordinación con el equipo organizador y la verificación de cada paso se tienen que realizar antes y durante el desarrollo del evento.
 
“La comunicación es uno de los elementos más importantes de cualquier reunión y donde suelen fallar los organizadores. La gente no sabe cuál es el programa, no tiene idea de a cuál salón ir o qué eventos se van a realizar fuera de la sede de reunión. Actualmente, esto se puede resolver con un blog del evento; incluso existen empresas que realizan apps para informar a los asistentes sobre las minucias de la convención”, comenta Hidalgo.
 
Hay elementos adicionales a tomar en cuenta como el diseño de las invitaciones, la revisión de las presentaciones, discurso de los ponentes, alimentos, temperatura del salón, video corporativo, volumen de los micrófonos, por mencionar algunos.
 
“Quienes nos dedicamos a la organización de conferencias sabemos la importancia que tiene la producción”, enfatiza Hidalgo. “Contar con una empresa especializada en eventos garantiza que la planeación se ejecute perfectamente y que la reunión sea exitosa”.
 
5 - CUIDA TU PRESUPUESTO
 
“El costo de un evento puede ir desde los miles hasta los millones de pesos y es muy fácil rebasar cualquier presupuesto. Gran parte del dinero se va en la producción del evento, pero también hay que considerar comidas y reuniones de los invitados, servicios de comunicación, eventos de esparcimiento, transportación, así como gastos no programados. El papel de los planners es precisamente el control del presupuesto y negociar con los proveedores para obtener los mejores precios”, señala Hidalgo.
 
“En una industria valorada en 24.9 mil millones de dólares en nuestro país, se genera una enorme derrama económica que beneficia a un gran número de personas”, destaca Hidalgo. “Hay cientos de ciudades en el mundo que cuentan con infraestructura especializada para el turismo de reuniones, en ese sentido, México y Latinoamérica se han posicionado de forma impresionante. Tan solo en 2015, la Ciudad de México fue la tercera sede más visitada por viajeros de negocios de todo el mundo, seguida por Cancún, de acuerdo con un estudio realizado por American Express”.
 
“Por ello, queremos invitar a todos los profesionales interesados en la realización de eventos a conocer ibtm latin america, donde encontrarán soluciones de turismo de reuniones con sedes en toda la región, en un entorno donde los expertos harán que tu evento sea inolvidable”, concluye Hidalgo.
  
El 7 y 8 de septiembre de 2016 en Centro Banamex, Ciudad de México, se llevará a cabo su la séptima edición de IBTM Latinoamérica 7ª edición en la que contará con cerca de 8,200 m2 en piso de exposición, más de 500 empresas especializadas en soluciones para la industria de turismo de negocios y más de 7,000 visitantes.