Productividad en la oficina, herramientas imprescindibles
Por David Sandoval, consultor en estrategia TIC
A lo largo de mi carrera he tenido posiciones ejecutivas, gerenciales y de dirección; en todas estas me ha quedado claro que los factores que condicionan la productividad de los colaboradores pueden tener distintos orígenes. Por un lado, están los factores propios de la persona, como sus actitudes, capacidad de concentración, estado de ánimo, etc. Por otra parte, los factores ambientales que están enfocados a los espacios, su entorno y sus herramientas de trabajo.
En este contexto, me gustaría abordar el tema relacionado a las herramientas de trabajo, en particular a las referidas a la tecnología, las cuales, en la era digital actual, donde ésta avanza a pasos agigantados, es fundamental que las empresas aprovechen y así aumentar la productividad de sus colaboradores, ya sea que trabajen en casa, en oficina o se encuentren en constante movimiento. La tecnología no solo facilita las tareas diarias, sino que también promueve el trabajo en equipo, la eficiencia y la efectividad.
Prueba de ello es al estudio “Impulsar la adopción de tecnologías emergentes en América Latina”, realizado por Harvard Business Review Analytics Services y NTT DATA, el cual indica que el 90% de las compañías aumentará su inversión en tecnologías emergentes en los próximos 12 meses.
En este sentido, es que me gustaría compartir algunas de las herramientas que a mi parecer pueden ofrecer a cualquier organización, sin importar el giro, un aliado para aumentar la productividad y reinventar los procesos, lo cual incentiva el crecimiento de las empresas y permanencia de los colaboradores.
Por ejemplo, se encuentran el software de gestión de proyectos, cuya utilidad abarca áreas desde la planificación, desarrollo, producción, coordinación, seguimiento y relación con clientes hasta la coordinación de los distintos proyectos simultáneos de las empresas. Añadir uno de estos programas permitirá a las organizaciones aplicar metodologías ágiles, orientadas a generar valor y eficiencia, que suponen menos estrés que las soluciones clásicas.
También se encuentran las plataformas de videoconferencias, luego de la pandemia las reuniones a distancia se han convertido en una parte esencial de la comunicación empresarial. Plataformas líderes en el mercado permiten a las empresas llevar a cabo reuniones virtuales con empleados, clientes y socios comerciales en cualquier parte del mundo.
Las herramientas de videoconferencia ofrecen una serie de ventajas, permiten una colaboración efectiva a distancia, eliminando las barreras geográficas y facilitando la participación de equipos internacionales. Esto se traduce en una mayor agilidad en la toma de decisiones y en la resolución de problemas, sin necesidad de realizar costosos viajes.
Esta herramienta me ha permitido mejorar la comunicación en tiempo real con todo mi entorno, ha sido fundamental para el desarrollo de relaciones de negocio sólidas, ya que he podido interactuar de manera similar a una reunión presencial, compartiendo presentaciones, documentos y otros recursos visuales de forma instantánea. Esto ha fomentado la colaboración con mi equipo y el intercambio de ideas, lo que a su vez ha impulsado la innovación y la creatividad en la empresa.
Por otro lado, están las herramientas de automatización, las cuales han sido una excelente manera de aumentar la eficiencia y la productividad en mi oficina. Aunque pueden parecer complicadas al principio, existen herramientas que permiten integrar diferentes aplicaciones y automatizar flujos de trabajo. Esto significa que ya no es necesario realizar tareas manuales repetitivas, como enviar correos electrónicos de seguimiento, programar publicaciones en redes sociales o recordatorios de tareas pendientes. Al liberar tiempo para que los colaboradores se centren en tareas más importantes, la automatización puede ahorrar tiempo y aumentar la productividad en toda oficina.
Sin duda, el almacenamiento en la nube es una de las herramientas que han venido a atender un sin fin de necesidades de las empresas modernas. Servicios como Google Drive, Dropbox y OneDrive permiten a los colaboradores acceder a archivos y documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que ha facilitado la colaboración, reduciendo la dependencia de dispositivos físicos. Además, el almacenamiento en la nube vino a ofrecer mayor seguridad y respaldo automático, evitando la pérdida de datos y mejorando la eficiencia en la gestión de archivos.
Actualmente la tecnología ofrece una amplia gama de herramientas que pueden potenciar la productividad de nuestro equipo de trabajo y fomentar un entorno laboral más colaborativo. Es de suma importancia que antes de escoger las herramientas tecnológicas para la oficina, cada empresa estudie qué necesita cada equipo y cómo se puede ayudar para aumentar su productividad. Al aprovechar al máximo estas herramientas, la empresa puede alcanzar un mayor nivel de éxito y destacarse en un mercado cada vez más competitivo.
