Compras no programadas en el proyecto: cómo lidiar con ellas de una forma fluida
Escrito por TOTVS
En un mercado cada vez más competitivo donde las empresas buscan la reducción de costos y la maximización de los ingresos, es muy importante que el área de compras este alineada a esta realidad.
Especialmente en las empresas del sector Construcción y Proyectos, persiste el reto de lograr que los costos de las obras estén dentro del presupuesto. En este contexto, es muy importante que el sector de compra de la compañía logre que los precios de las entradas sean equivalentes a lo que se había presupuestado, o incluso inferior, garantizando así un margen de mayor rentabilidad.
Asimismo, detrás de un funcionamiento eficiente del proyecto en una obra, existe la necesidad de una buena planificación en la gestión de la adquisición de materiales e insumos y en el manejo de almacenamiento de la misma.
El proceso de compras necesita estar sincronizado con las necesidades y el perfil de la obra. Aunque no existan reglas para un plan adecuado, los expertos creen que la eficacia operacional depende del flujo de planificación. El ideal es que no falten recursos en los momentos necesarios y no generar stock innecesario y perjudicial para el flujo de caja de la empresa, generando riesgo de pérdidas de plazos de validez o deterioro por factores físicos tales como humedad, calor excesivo, etc.
TOTVS Obras y Proyectos (TOP) proporciona un sistema integrado, de las compras para el proyecto, con el uso de las funcionalidades de pedido de compras. Esta práctica ha sido adoptada por muchas empresas que entienden que cuanto antes se defina la estrategia, menores serán los problemas, atendiendo la necesidad de recursos para las actividades de acuerdo el plan de ejecución de la misma.
En el transcurso del proyecto, todos los riesgos de la operación deben ser calculados, pero todavía es posible que ocurran errores en la programación de compras o en otros factores que interfieren en la gestión de la adquisición de materiales e insumos. Por diversas razones, puede ser necesaria la compra de insumos fuera de la planificación y para efectuarlos de forma eficiente, dentro de TOP existe el pedido de material extra que, por tratarse de compras que no forman parte del plan, requieren de una aprobación previa antes de ser enviadas para la compra.
Este control de autorización (workflow) ya existe en Construcción y Proyectos ofreciendo más flexibilidad y agilidad al proceso de aprobación, ya que los acreditadores pueden acceder y autorizar estos pedidos donde estén, con toda la información necesaria para hacer una aprobación segura.
