8 características que un buen software de administración para PyMEs debe tener
Por Matt Cole, CEO de SUMA SaaS
El 99.8% de los negocios en el país son PyMEs y crean más del 70% de las fuentes de trabajo, posicionándose así como el principal motor de la economía y empleo en México, ante este panorama, la gestión de este tipo de empresas requiere de una especial atención.
Un software de administración, es un programa computarizado que facilita la recopilación de toda la información financiera de una empresa en un sistema integrado que, generalmente, maneja los principios básicos de contabilidad con el objetivo de operar bajo una fuente válida de información y dentro de los marcos legales.
El también llamado software contable, almacena, organiza y simplifica cada transacción histórica realizada por una entidad, el cual puede incluir información importante como ventas, compras, inventario, cuentas por cobrar, entre otras. Igualmente, es capaz de emitir informes, balances 8 columnas, estados financieros, hacer centralización contable, estadísticas y cualquier otro dato contable que sea de utilidad para la empresa.
Dentro de las características esenciales que debe cumplir todo software contable para que ofrezca a las empresas la ayuda que necesitan, los negocios deberá considerar lo siguiente:
Fácil manejo. Un programa contable debe ser amigable y accesible para su uso, pues su principal función es hacer que tu trabajo sea más sencillo. Al tener una interfaz simple, los procesos de capacitaciones resultarán mucho más fáciles para el personal que lo utilizará, quienes no necesariamente deben conocer a fondo el manejo de equipos o de conceptos informáticos.
Actualización y soporte técnico. Debes asegurarte que el software que elijas tenga la posibilidad de contar con un equipo especializado que te preste apoyo en caso de tener algún problema con su funcionamiento y, a su vez, se mantengan actualizados sobre los constantes cambios que se generan en el mundo contable y en el campo tributario.
Capacidad de generar informes En concordancia con los datos que se han ingresado al software, este tiene que ser capaz de ofrecer documentos detallados con las operaciones que se desean monitorear, como estadísticas de ventas, costos, inventario, clientes morosos, pago de impuestos o cualquier otro ítem que necesites en un periodo o en tiempo real.
Flexibilidad Cada empresa desarrolla su propio plan contable que se ajusta a las necesidades de la misma. Por este motivo, es de suma importancia que el programa se pueda adaptar a cada una de tus operaciones. Además, esto significa que el software contable será capaz de crecer junto con la empresa o con la expansión de las operaciones para evitar su obsolescencia y, por ende, no incurrir nuevamente en un gasto.
Capacidad de almacenamiento Indaga sobre la cabida que puede soportar el software y si es capaz de almacenar gran cantidad de información dependiendo de lo que necesiten tus operaciones; de nada sirve adquirir un programa que no será capaz de guardar todos los datos que se generan.
Seguridad Una de las particularidades más llamativas que puede tener un software contable es la capacidad de mantener a salvo la información contable, ya que posibilita el uso de claves de acceso para obtener ciertos datos o simplemente ofrece la facilidad de restringir la vista de ellos mediante permisos para cada usuario que maneje el sistema.
Unificación. Es importante que un programa de contabilidad permita la adhesión de diferentes factores que se relacionen con la información financiera y permita integrarlas en un solo sistema para ayudar a la precisión de las operaciones, como la facturación.
La integración de funciones como inventario, remuneraciones, facturación, contabilidad o cualquier otro, impulsa el aumento de la eficiencia y rapidez de respuesta ante diferentes circunstancias que se presenten.
Portabilidad. A la hora de elegir un software de administración, es fundamental conocer la dependencia que este posee en relación a una plataforma, esto buscando la facilidad de adaptarse a diferentes tipos de plataformas con el fin de que la información no se extravíe o esté disponible en un solo equipo.
Este tipo de softwares son conocidos como programas online o en la nube, pues almacenan toda la información en línea y permiten visualizarla a usuarios establecidos con contraseñas por medio de acceso a Internet en cualquier equipo.
Un buen software contable debe cumplir con estas características para realmente desempeñar la función para la que fueron creados. De manera resumida, su servicio fundamental es la reducción o simplificación del trabajo del contador en todo tipo de empresas.
