Cómo optimizar procesos en tu empresa con la metodología OKR
Trabajar simplemente para cumplir con cierta cantidad de horas parece que ha dejado de ser parte del funcionamiento de las empresas de hoy en día. Afortunadamente, en la actualidad el foco está puesto más bien en alcanzar objetivos y en encauzar el trabajo de los colaboradores con el propósito de la organización.
Sin embargo, lograr esto puede ser sencillo de describirlo, pero no llevarlo a cabo. Cada empresa ha optado por la forma que más le ha funcionado con el único objetivo de alcanzar los resultados deseados optimizando al máximo sus recursos.
En respuesta a esta necesidad muchas son las empresas que eligen implementar OKR que es una metodología de trabajo que propone metas específicas y medibles con un plan de acción, orientados a los resultados.
Si crees que este método de trabajo puede llegar a servirte, aquí te contaremos un poco más de que se trata para que puedas implementarlo.
Definiendo la metodología OKR
Del inglés Objectives and Key results, OKR consiste en establecer una serie de metas limitadas que sean medibles. Para poder concretarlas, se establece un plan de acción que ayuda a la empresa a lograr sus objetivos.
De todas maneras, su foco está puesto específicamente en los grupos de trabajo, su desempeño y su progreso. Para esto, es fundamental generar buenos equipos con roles definidos y tareas específicas en donde cada uno de los integrantes pueda aportar y retroalimentarse de sus compañeros para poder rendir al máximo.
Foco en los empleados
Como ya hemos mencionado, esta metodología de trabajo presta especial atención en el desempeño de sus trabajadores, entendiendo que en definitiva son ellos los que, a través de acciones concretas, contribuyen al cumplimiento de objetivos de la organización.
Por este motivo, para que las OKR funcionen, es fundamental que los colaboradores conozcan cuales son las metas a cumplir y sean parte del proceso no solo desde la ejecución sino también desde el acceso a la información en todo el proceso, especialmente, en los resultados.
Como efecto secundario, pero no involuntario, esto puede llegar a generar mayor compromiso de parte de los trabajadores dado que cuanta más información tengan respecto del impacto de sus acciones, sentirán más pertenencia y, probablemente, más motivación para los próximos proyectos.
La importancia de la comunicación
Durante todo este proceso, la comunicación cumplirá un papel fundamental, debe ser fluida, constante y sumamente clara.
Recuerda que para que los colaboradores muestren compromiso deben sentirse parte del proceso y para poder lograr esto ellos deben saber cuáles son las metas a cumplir y en qué período de tiempo. Así mismo, es fundamental que sepan si efectivamente estas metas se han cumplido, transcurrido el tiempo pautado y como ha sido su desempeño.
Aquí debe quedar muy en claro que la medición del rendimiento de cada uno de los trabajadores se llevará adelante con el fin de conocer el estado actual de los objetivos a cumplir. De ninguna manera debería leerse como una herramienta de control hacia ellos.
Por último, así como la comunicación entre el supervisor y su equipo de trabajo debe ser permanente, también debe estimularse la comunicación entre los compañeros. Los equipos de trabajo serán una pieza fundamental en todo este proceso, por lo que el diálogo y el intercambio de información entre ellos será la pieza clave para que todo funcione correctamente.
Implementar OKR en tu empresa
Ahora bien, si ya has considerado ambos factores, pueden pensar en implementar esta metodología, siguiendo los siguientes pasos
1- Definir objetivos y resultados claves
Definir objetivos y resultados claves es el primer punto a atender. Recuerda que los mismos deben ser claros, medibles y acotados en el tiempo. Procura que sean alcanzables, es decir, que se trate de algo a lo que la empresa verdaderamente pueda aspirar.
Por otro lado, una vez que estén definidos los objetivos, recuerda comunicárselos a los colaboradores como así también hacerlos partícipes del resultado final, sean o no los esperados.
2-Crea una estrategia y un plan de acción
Si ya tienes definidas tus metas, objetivos y resultados esperados, entonces debes definir cómo lo harás, acá jugará un papel muy importante la cultura de la organización. Será ella el elemento rector que va a determinar el plan de acción.
Nuevamente, este plan de acción debería desarrollarse a través de acciones concretas y en lo posible acotado en el tiempo, teniendo en cuenta el período establecido para el cumplimiento de los objetivos.
Por último, no olvides incorporar indicadores que te ayuden a darle seguimiento a los objetivos durante todo el proceso. Esto te ayudará a saber si han tomado el camino correcto o si deben realizar modificaciones sin tener que esperar a cumplir el tiempo establecido.
3- Implementar el plan
Si ya has logrado definir los dos puntos anteriores, entonces será momento de poner en práctica todo lo que has planificado anteriormente.
4- Medir los resultados.
Será fundamental que puedas medir los resultados o, mejor dicho, el rendimiento de los equipos de trabajo y de cada colaborador.
Podrás ver si los indicadores que has definido previamente son los que verdaderamente necesitabas para evaluar tu plan de acción y a la vez saber si son los que efectivamente te conducirán al cumplimiento de tus objetivos.
Aquí es importante retomar la idea de la comunicación constante y clara. Será fundamental que la información obtenida de estas mediciones (sean o no las esperadas) sean comunicadas a cada colaborador y equipo de trabajo. Recuerda que en gran parte de esto puede depender su motivación, estímulo y rendimiento.
5- Evaluación y retroalimentación
Esta parte será una de las más importantes porque de ella dependerá que los errores detectados no vuelvan a repetirse por falta de planificación. A medida que los indicadores de rendimiento comiencen a arrojar resultados será posible evaluarlos para saber si el camino que se está tomando es el esperado.
En caso de que no se esté cumpliendo con las expectativas de la empresa siempre habrá tiempo de revisar los objetivos, el plan de acción y los tiempos de implementación.
Recuerda siempre que el pilar de esta metodología no solo es el cumplimiento de los objetivos si no el rol de los colaboradores por lo que será fundamental que los hagas parte de todo el proceso.
