Tecnología 4.0: el mejor modelo para negocios inteligentes

Por Heather Hancock, Senior Marketing Manager – Mid and Large Market para BroadSoft

Hace algunos años, los sistemas telefónicos PBX on-premise eran funcionales, cuando el personal dependía de computadoras de escritorio y teléfonos fijos para mantener sus comunicaciones y tareas de oficina integradas y coordinadas. Pero ahora vivimos en una era digital, donde la telefonía empresarial en particular y las comunicaciones en general demandan acceso instantáneo y conectividad en tiempo real, en un entorno de trabajo que se expande más allá de la oficina que engloba a personal móvil y remoto que utiliza computadoras portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes. Sin embargo, los sistemas telefónicos on-premise no pueden adaptarse para hacer frente a todo lo que se requiere de los entornos de trabajo expansivos de la actualidad. Por esta y otras razones, es benéfico migrar la telefonía empresarial a la nube.

De acuerdo con los datos más recientes de la industria, a nivel global entre 60% y 70% de las empresas tomarán una decisión de migrar a la nube para 2019. Hoy día, 25% de ellas ya utilizan algún sistema en la nube, pero tendrán en cuenta a nuevos proveedores conforme evolucionen las ofertas de servicios.

Un sistema telefónico avanzado para todos

VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) es una tecnología que convierte las señales de voz en datos digitales que se pueden transmitir al igual que cualquier otra información a través de Internet. También es el medio que posibilita que la infraestructura de telecomunicaciones y el software asociado se ubiquen en servidores remotos y virtuales en la nube, en lugar de limitarse al hardware y cableado de una PBX on-premise.

Esto significa que las funciones de un sistema alojado de VoIP o PBX virtual pueden estar disponibles como datos y aplicaciones desde la nube, para que un sistema completo de telefonía empresarial sea accesible no solo para los usuarios de teléfonos de oficina y computadoras de escritorio, sino para cualquier persona en una organización con un dispositivo móvil (teléfono inteligente, tableta, computadora portátil, etc.) que sea capaz de conectarse a internet. Por lo tanto, las sucursales, franquicias y trabajadores remotos y móviles, pueden beneficiarse de las mismas funciones avanzadas. Estos suelen incluir enrutamiento y reenvío de llamadas, correo de voz a transcripción de correo electrónico, fax, asistentes automáticos (recepcionistas virtuales), monitoreo de llamadas, videoconferencia y mensajería instantánea.

La capacidad de expandirse y conectarse

Un sistema de telefonía en la nube proporciona una plataforma centralizada para la gestión de las comunicaciones empresariales. Por lo tanto, las empresas con una presencia global pueden vincular fácilmente todos sus centros de operaciones en uno solo. Esto facilita la supervisión y permite la facturación centralizada y automatizada. Las líneas y extensiones se pueden agregar o eliminar a través del portal administrativo, en respuesta a las circunstancias cambiantes de una organización o cambios en las condiciones del mercado.

Movilidad y aplicaciones integradas

Las implementaciones de telefonía en la nube suelen incluir aplicaciones móviles específicas a través de las cuales los clientes pueden obtener acceso total al sistema. La movilidad es una característica común de estas aplicaciones, permitiendo a los trabajadores asociar sus números de teléfono empresariales con sus teléfonos móviles para que los clientes reciban llamadas y mensajes de texto desde un dispositivo, independientemente de la hora del día o el lugar. Las aplicaciones de telefonía empresarial también pueden incluir funciones de visibilidad como paneles de presencia, que permiten a los trabajadores realizar un seguimiento del estado del teléfono de sus colegas y contactos (no disponible, en una llamada, etc.) y funciones de conveniencia como entradas de la guía telefónica "clic para marcar". El hecho de que la voz y otros tipos de datos coexistan en la plataforma en la nube de Internet también permite la integración con aplicaciones y recursos de productividad de la oficina, como plataformas de intercambio de documentos y software de colaboración.

Menores costos y ahorro de tiempo 

Enrutar los datos de voz a través de Internet produce un ahorro significativo en los cargos por llamadas para los usuarios de sistemas de telefonía basados en la nube. Los cargos de suscripción mensual para VoIP alojado son extremadamente competitivos, y los ahorros empresariales standard son de 50% o más anualmente, debido a las tarifas bajas para llamadas internacionales, de larga distancia, y las tarifas gratuitas o muy bajas para llamadas dentro de la misma red. Los simples procedimientos de configuración, la facilidad de administración y la racionalización de las operaciones comerciales a través de funciones integradas también generan ahorros significativos en tiempo, que pueden emplearse en procesos relacionadas con la mejora de los negocios.

Mejor servicio al cliente 

La integración de la telefonía empresarial con funciones locales o basadas en la nube faculta a las organizaciones para coordinar mejor sus procesos comerciales, líneas de suministro y puntos de contacto con el consumidor, proporcionando así una experiencia más satisfactoria al cliente.  

Depende de las organizaciones no solo comparar los servicios alojados y las opciones de precio entre múltiples proveedores, sino también comprender los beneficios de la nube sobre instalaciones on-premise. En algunos casos, especialmente en empresas con múltiples ubicaciones, incluso puede ser mejor contar con una solución híbrida que utiliza tanto la nube como instalaciones on-premise.