Vacaciones ¿cómo enfrentar la gestión en la empresa?

Por Jordi Romero, CEO y cofundador de Factorial

En Europa, Latinoamérica y el resto del mundo a la mayoría de los colaboradores les cuesta trabajo pedir su periodo de vacaciones, pero en el caso de México, directores y gerentes de empresas aseguran que los colaboradores las postergan en mayor medida.

¿Por qué no piden sus periodos de descanso? Entre las razones encontramos que en México prevalece la cultura del esfuerzo y los empleados tienen miedo a ser despedidos, pero también, en muchas ocasiones, los directivos o líderes de equipo son quienes les solicitan postergar las vacaciones, para dar prioridad a la operación de la empresa.
Así, muchos de ellos, por cumplir dichos estándares, llevan incluso años sin hacer efectivos sus periodos de descanso completos. Cuando las empresas nos piden apoyo, observamos que la situación se agrava debido a que, hasta el cierre de 2022, México se ubicó dentro de los países que menos días de vacaciones laborales le ofrece a sus trabajadores a nivel global. 
La Ley Federal del Trabajo establecía que los empleados tenían derecho a seis días de descanso a partir del primer año. Este periodo legal de vacaciones se mantuvo por más de 50 años; pero tras la reforma, a partir del 1 de enero de 2023, la historia cambió y ahora los colaboradores con un empleo formal tendrán 12 días para descansar tras un año de labor, e irá aumentando a medida del tiempo. 

Ante esta nueva disposición, y para optimizar y no restar productividad, es necesario tener una política de gestión de vacaciones dignas, pues el descanso laboral es reparador e influye de manera positiva en la mente de los trabajadores. 

Tan sólo, cuando un trabajador vuelve a la empresa después de un largo periodo de reposo, su motivación aumenta. El compromiso que tiene con la compañía se fortalece, creando relaciones más leales. Este tipo de vínculo mejora de manera considerable el bienestar y crea un entorno agradable.

Sin duda, para las pequeñas y medianas empresas no será una tarea fácil, pero para evitar una fuente de problemas común, es importante diseñar una Política de vacaciones, en donde  se establezcan los detalles de la Ley Federal del Trabajo y se despejen todas las dudas de los trabajadores como:  ¿Cuántos días de vacaciones le corresponden si lleva menos de un año trabajando? ¿Qué pasa si se tiene un contrato parcial? ¿Se pueden cobrar los días de vacaciones si no se toman? ¿Tiene derecho a cobrar el mismo sueldo? 

No hay nada mejor que los colaboradores tengan muy claro todo lo relacionado con este tema, por ello en el Día de Planificar tus Vacaciones, que se celebra el 11 de enero, no está de más recordar la importancia de que las empresas y personas planifiquen con antelación, sin desmoronar la productividad.

La clave de oro es automatizar todo lo que se pueda, ya que por ejemplo con nuestro  software especializado, las empresas ahorran un promedio de 30 horas al mes en tareas administrativas.

De acuerdo con un estudio que realizamos, en Latam sólo el 43.7% de las empresas utilizan softwares que ayuden a eficientar la gestión de las vacaciones; 37.8% lo hace en excel; 8.4 % en word, y 5% en papel.

Como se observa, la mayoría sigue utilizando hojas de cálculo, papeles físicos y correos electrónicos para hacer un seguimiento de su personal, gestionar nuevas incorporaciones, nóminas, e incluso vacaciones.

Esto puede parecer una buena idea al inicio, pero a largo plazo resulta insostenible. El calendario debe ser creado desde cero para adaptarse a las necesidades de cada empresa, lo que se traduce en una gran cantidad de esfuerzo, tiempo y recursos. 

Lo que sucederá es que este tipo de plantillas quedarán obsoletas a corto plazo si no se actualizan continuamente, y si existe más de una copia, pueden surgir conflictos.

La tecnología se vuelve una gran aliada. Digitalizar y automatizar la gestión relacionada con el personal de una compañía puede ayudar a las organizaciones a ganar horas extras que anteriormente se invertían en trabajo manual y repetitivo.

Organizar bien las vacaciones de los colaboradores es vital para incrementar los niveles de bienestar. Hoy más que nunca es necesario contar con empleados motivados para hacer crecer y prosperar una organización, hagamos lo que tengamos que hacer para quienes son el motor de nuestra empresa.